Optimering af sagsgangen - med loven i hånden
I dagens andet oplæg fortalte Karin Hanne Theilgaard Lyager, souschef, og Jytte Nielsen, ergoterapeut, hvordan Odense Kommune har optimeret sagsgangen i bilsager med væsentlige besparelser og en mindre stresset personalegruppe til følge.
Der lød genkendelsens latter fra salen, da Karin Hanne Theilgaard Lyager talte om, hvor stærkt personalet skulle løbe, hvilke konfrontationer hun som leder måtte tage, hvor meget stress personalet blev ramt af, de tre millioner, der skulle findes i budgettet, den voksende mængde af sager og ventelisten, der bare blev længere og længere.
Jytte Nielsen fortsatte oplægget med en gennemgang af de praktiske ændringer i arbejdsgangen, som de nye udfordringer medførte. En af ændringerne var en ny procedure for sagsbehandling, der blandt andet omfattede en screening-procedure ved henvendelse fra borgere, så henvendelser ikke automatisk fører til en indkaldelse til samtale.
Efter tre måneders hårdt arbejde, kunne personalet høste frugterne i form af kortere ventelister, overholdelse af tidsfrister og en overholdt målsætning om, at borgerne bliver kaldt til samtale seneste tre måneder efter ansøgning.
Karin Hanne Theilgaard forklarede, at selv om det er fristende at skære hjørner af i en presset situation, så holdt personalet fast i mantraet: ”Vi holder os til loven, vi bøjer ikke reglerne.”
”Med loven i hånden er omkring en tredjedel af de borgere der henvender sig faktisk ikke berettiget til at få bevilget en bil. Det giver en væsentlig besparelse i sagsbehandlingen, da disse bliver sorteret fra ved første telefon-samtale (screening, red.)”, pointerede hun.
Se hele Karin Hanne Theilgaard Lyager og Jytte Nielsens oplæg.